Özlük dosyasında bulunması gereken belgeler (2026 kontrol listesi)

Özlük dosyası, bir iş müfettişi kapıdan girdiğinde ilk istenen şeydir. Dosya eksikse tartışma "belge var mıydı yok muydu" noktasına gelir ve ispat yükü büyük ölçüde işverenin üzerinde kalır. Buna rağmen çoğu KOBİ'de özlük dosyası, muhasebecinin klasöründeki fotokopilerden ibarettir.

Bu yazı, işe girişte hangi belgelerin alınması gerektiğini, ne kadar saklanacağını ve KVKK'nın neyi yasakladığını tek listede topluyor.

Özlük dosyası tutmak zorunlu mu?

Evet. 4857 sayılı İş Kanunu'nun 75. maddesi, işverene çalıştırdığı her işçi için özlük dosyası düzenleme yükümlülüğü getirir. Madde ayrıca işverenin bu dosyadaki bilgileri yalnızca amacına uygun kullanabileceğini ve gizliliğe uymak zorunda olduğunu söyler.

Dosya tutmamanın idari para cezası vardır ve tutar her yıl yeniden değerleme oranıyla güncellenir. Asıl risk ise ceza değil, ispat kaybıdır: iş sözleşmesi dosyada yoksa çalışma koşullarını, ücreti veya görev tanımını ispatlamak zorlaşır.

İşe girişte alınması gereken belgeler

Aşağıdaki liste, denetimde ve olası bir iş davasında aranan çekirdek settir:

İşin niteliğine göre eklenenler: sürücü belgesi, mesleki yeterlilik belgesi (MYK), İSG eğitim katılım kayıtları, KVKK aydınlatma metni imzalı nüshası, kişisel koruyucu donanım teslim tutanağı, zimmet formları ve varsa yabancı çalışanlar için çalışma izni.

İş ilişkisi sürerken dosyaya eklenecekler

Özlük dosyası işe girişte kapanan bir dosya değildir. İş ilişkisi boyunca şunlar da dosyada birikmelidir:

• Yıllık izin defteri veya izin talep/onay kayıtları
• Bordrolar ve ücret ödeme belgeleri
• Fazla mesai onayları (yıllık işçi muvafakati dahil)
• Görev değişikliği, terfi ve zam yazıları
• Uyarı, savunma talebi ve disiplin kayıtları
• İSG eğitim kayıtları ve periyodik sağlık muayeneleri
• Zimmet ve demirbaş teslim tutanakları

Çıkışta ise fesih bildirimi, ibraname, çalışma belgesi ve SGK işten ayrılış bildirgesi dosyaya girer.

Belgeler ne kadar saklanır?

Saklama süresi tek bir kurala bağlı değil; en uzun süre hangisiyse o esas alınır.

Pratikte pek çok işveren tüm özlük dosyasını fesihten itibaren 10 yıl saklamayı tercih eder — kalemleri ayrı ayrı takip etmek yerine tek kural uygulamak daha güvenlidir.

KVKK: dosyada ne olmamalı?

Özlük dosyası, kişisel veri işlemenin en yoğun olduğu alanlardan biri. Üç kural öne çıkıyor:

1. Ölçülülük. Yalnızca iş ilişkisi için gerekli veri toplanır. "İleride lazım olur" diye alınan belge hukuka aykırıdır.
2. Özel nitelikli veriye dikkat. Sağlık raporu, adli sicil, sendika üyeliği, din ve biyometrik veri özel nitelikli kişisel veridir; ayrı koşullara ve çoğu halde açık rızaya tabidir. Sağlık raporlarının işyeri hekimi tarafından ayrı ve erişimi kısıtlı biçimde saklanması beklenir.
3. Erişim kontrolü. Dosyaya kimin eriştiği sınırlanmalı ve kayıt altına alınmalıdır. Ortak bir klasörde herkese açık duran özlük dosyaları en sık rastlanan uyumsuzluktur.

Ayrıca işe alım sürecinde reddedilen adayların CV ve belgeleri süresiz saklanamaz; saklama süresi belirlenip aydınlatma metninde bildirilmelidir.

Fiziksel dosya mı, dijital mi?

Kanun dosyanın fiziksel olmasını şart koşmaz. Belgelerin bütünlüğü, erişilebilirliği ve gizliliği sağlandığı sürece dijital özlük dosyası geçerlidir ve denetimde kabul edilir.

Dijitalin pratik üstünlüğü şu: eksik belge kendini gösterir. Kâğıt klasörde hangi çalışanın sağlık raporunun eksik olduğunu ancak tek tek bakarak anlarsınız; dijital bir kontrol listesinde eksikler tek ekranda listelenir.

Sık sorulan sorular

Özlük dosyası tutmamanın cezası nedir?

İş Kanunu 75. madde kapsamındaki yükümlülüğe uyulmaması idari para cezasına tabidir ve tutar her yıl yeniden değerleme oranıyla güncellenir. Cezadan daha ağır sonuç, olası bir iş davasında çalışma koşullarını ispat edememektir.

Özlük dosyası dijital ortamda tutulabilir mi?

Tutulabilir. Kanun fiziksel dosya şartı getirmez; belgelerin bütünlüğü, gizliliği ve denetimde ibraz edilebilirliği sağlandığı sürece dijital özlük dosyası geçerlidir.

Adli sicil kaydı her çalışandan istenebilir mi?

Hayır. Adli sicil kaydı ancak işin niteliği gerçekten gerektiriyorsa ve gerekçesi gösterilerek istenebilir. Tüm çalışanlardan rutin olarak istemek KVKK açısından ölçülülük ilkesine aykırıdır.

Özlük dosyası ne kadar süre saklanmalı?

Kalemine göre 5 ila 15 yıl arasında değişir. Uygulamada güvenli yaklaşım, dosyanın tamamını iş sözleşmesinin feshinden itibaren 10 yıl saklamaktır.

Çalışan kendi özlük dosyasını görebilir mi?

Görebilir. KVKK kapsamında çalışan, kendisiyle ilgili işlenen kişisel verilere erişim talep etme hakkına sahiptir ve işveren bu talebi mevzuattaki süre içinde yanıtlamakla yükümlüdür.

Defterly İK'da her çalışanın dijital özlük dosyası vardır: belgeler türüne göre yüklenir, eksik olanlar kontrol listesinde kırmızı görünür, erişim yetkisi role göre sınırlanır. Excel'den toplu personel aktarımıyla mevcut listeni yükleyip aynı gün düzenli bir özlük yapısına geçebilirsin.